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完美会计凭证装订的秘笈

易力佳 2018-07-30 08:46

会计凭证装订是一件很简单但是又很繁琐的手工活,从事会计职业的人基本都会,但是在信息化日益完善的今天,很多人对此不屑一顾。

 

然而,会计凭证至少要保存15年,这期间不知有多少人要翻阅,因此会计凭证的装订工作是决不能被忽视的。

 

下面我们针对实际工作中经常遇到的情况,总结了几个技巧,帮助大家完美完成会计凭证装订。

1凭证

单张凭证的整理

 

装订前如何保存凭证?

 

 从凭证生成到凭证装订成册是有一个时间间隔的,这期间 如何保存凭证?我认为凭证应在会计制单的时候就粘贴完毕,“成品”后往下传,凭证装订员在接到凭证时就立即将凭证用凭证机压起来,这样才有利于单张凭证的保管和下一步的装订。否则,追求完美的成册凭证,无异于舍源求末,是不会有满意的结果的。


2凭证

  首先我们分享一个问题:凭证要不要粘贴?

 有人喜欢将大小不一的原始凭证折叠成记账凭证大小,然后用曲别针别起来,认为不用胶水粘贴可以避免胶水干结造成的不平整。

  其实,凭证还是粘贴为好,原因如下:


3凭证

 首先可以保证凭证的完整性,一份凭证粘贴整齐,页次、附件都固定下来了,有效地避免页次错乱、附件缺失;

 再者,一份凭证粘贴完毕,一眼就看出整不整齐;曲别针夹会造成不平整,去掉曲别针也方便用重物挤压。

 至于因为胶水干结造成不平整,可以通过减少胶水的使用量、在粘贴好后立即用重物压紧避免。综上所述:凭证还是粘贴为好。

 那么既然要贴,怎样粘贴好呢?


4凭证

 首先说凭证附件粘贴的顺序。附件的粘贴顺序虽说没有文件硬性规定,但我们本着常理,还是讲个顺序为好,举例说明,若是一张原材料挂账的凭证,附件粘贴的先后顺序应是:发票、发票清单、入库单、合同。而不应一张凭证看到最后才发现发票。所以,一个原则: 按每个附件的重要程度的顺序粘贴

 有人习惯装订凭证的时候,在凭证装订部位加厚薄不一的纸片,这是因为附件没顶头贴造成的,凭证厚度不一,装订后会出现“小头大肚子”的现象,只有通过在“头部”加纸调整。

 但是,如果附件从粘贴单左边边界线开始贴起,并适当多贴几张,就能保证一份凭证左右厚度一致 。要注意的是附件左端重要的经济信息,应避免因装订被覆盖;自制的原始单据应留有装订位置。

成册凭证的装订

如何保证成册凭证的完整?

 你有没有遇到过这样的问题:有时订完凭证才发现少了一份,或凭证串号,不得不拆本重订,超级麻烦!针对这个问题我有一个法宝,那就是坚持在装订凭证前的最后一刻检查一次凭证号,这样就可以保证不出错啦。

 看到这里也许就有人笑了,这算什么法宝,根本就是浪费时间的重复劳动而已啊!如果你也是这么认为,而忽略这个步骤,那么就要有可能出问题的心理准备哦。方法就是这么简单,关键在于你做不做!

 

如何提高凭证装订的完美度?

 

 方法一:在凭证封皮固定前按上数码,避免成册后数码按错造成的不美观甚至返工。

 凭证封皮上的日期、册次、凭证号码都需用数码章一个一个地盖,一不留神就会出错。有时一本凭证装订完毕,却因不小心按错数码而留有遗憾。

 解决方法 :在成册前就按数码,如果错了,另换一张,也很方便,不会有返不返工的纠结。


方法二:以右、下两面为基准追求凭证四面齐。


 装订凭证,最好的效果就是四面都整齐,但有时却因实际情况所限达不到,实在达不到也不用纠结,只要右、下两条边整齐也可以了。

 因为一本凭证平放在桌上,四条边最先映入眼帘的是凭证的下边,所以下边齐不齐对凭证装订的质量影响很大。右边对齐,即使左边不太齐也好处理,可以在装订成本后用刀片对左边进行打磨,直到平整为止。这样不仅做到了三面齐,而且被打磨过的切面也好粘贴封皮。


方法三:用尺子打造完美装订线。

 

在凭证封皮涂上胶水还未干之前,可以用两个塑料尺对装订部位进行打磨,就像用瓦刀砌墙一样,装出来的凭证有棱有角,可以和书本媲美哦。

  

都说凭证装订是会计基础工作的一个缩影,因为从经办人附件粘贴,到制单整理凭证,再到装订,这期间要经过好几道程序,只有每一个程序都做好了,才能有一个完美的结果哟!


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